Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приспособление для оформления дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.
Для толстых документов существует много приспособлений кроме Лотоса есть много других машинок, на практике главное проделать отверстия.
Содержание:
ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки. При допущении неточностей в оформлении материалы могут быть отправлены отдельными органами на устранение недочетов, поэтому очень важно соблюдение норм прошивки.
Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.
На территории РФ он может выполнять те же функции, что и паспорт для внутреннего хождения. Для оформления следует ознакомиться с действующим законодательством, правильно выбрать вид и способ подачи документов. Разновидности До 2009 г граждане России могли оформить только один тип документа. Ввод биометрических заграничных паспортов расширил возможности.
Станок для прошивки документов в России
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Подскажите, пожалуйста, нам надо прошить документы в бумажный скоросшиватель, это что значит надо продраколить вставить и еще прошить?
В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.
Ее заполнением должен заниматься заявитель, допускается возможность вписывать данные «от руки» или на компьютере. Подпись и дата ставятся непосредственно в отделении ФМС, в присутствии представителя службы. Во время заполнения анкеты для биометрического заграничного паспорта необходимо обратить внимание на такие нюансы: Обязательно указать старую фамилию, если была смена.
Какие документы необходимо сшивать?
Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.
Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела.
Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.
ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?
Срок действия — 10 лет. Для оформления нужно оформить госпошлину 3500 р., для детей – 1500 р. Используется службами таможенного контроля для полной проверки личности. Исходя из опыта, не рекомендуется делать биометрический документ для детей. Возрастные изменения тела и лица через 2-3 года могут повлиять на степень схожести фотографии в загранпаспорте с оригиналом.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.
Супруга посетовала, что ей на работе иногда приходится сшивать документы в папки. А своего станка для прошивки документов в отделе нет. Приходится ходить, просить в других отделах. Так к тому же станок в другом отделе не всегда свободен. Поэтому нужно бы завести свой.
Машинка для сшивания документов
Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.
Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол.
Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Нужно помнить, что при печати нужно оставлять место для загиба, а листочек прикладывать оборотной стороной.
Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными.
Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
Прочла фразу:»Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток».
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
- ГОСТ 51141 по делопроизводству;
- Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
Адрес фактического проживания и регистрации указывается в разных разделах. Исправления или применение корректора сделают заявление недействительным. История трудовой деятельности указывается за последние 10 лет.
Вес готового изделия составил 4,7 килограмма. Не слишком много, да и эргономичная ручка позволяет переносить весь станок для сшивки документов в одной руке.
Инструкция по сшиванию документов
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
В качестве опор для пресса можно было бы использовать обычные болты. Но каждый раз при снятии и установке пресса придется выкручивать барашки на всю длину шпилек, а это долго и не удобно. Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить. Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.