Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сброшюровать документ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны.
Содержание:
Как пользоваться брошюратором?
На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.
Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:
- рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
- приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
- руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
- правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:
- Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
- В документах письма хранятся в конвертах.
Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.
Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.
После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.
Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий. Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом.
Оставить отзыв о копицентре «Printside»
Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки.
Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.
Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.
Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.
Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.
С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см. Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.
Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).
Как привлечь внимание, влюбить в себя, соблазнить и удержать парня или мужчину Овна? Какие комплименты любят парни и мужчины Овны?
Закон об образовании зачисление
Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:
- иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
- обложку;
- заверительный лист;
- ножницы и клей;
- дырокол (при необходимости).
Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:
- в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
- цифры ставятся по возрастанию;
- нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
- цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
- обозначения не могут налагаться на текст;
- приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.
В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки.
Как правильно скреплять документы степлером
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.
Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.
Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.
Инструкция по сшиванию документов
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.
До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит. В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно.
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
Как правильно сшивать документы
Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.
Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.
Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:
- документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
- бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать?
Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.