Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При этом если речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.
Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.
Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете».
Содержание:
Спасибо за интерес к нашему сервису.
Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в трудовом законодательстве обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников.
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны.
Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации.
Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.
К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:
- о приеме сотрудника на работу;
- увольнении сотрудника;
- переводе сотрудника на другую должность;
- совмещении сотрудника;
- совместительстве сотрудника;
- заработной плате;
- командировке;
- отпуске, декрете;
- награждении;
- изменении Ф. И. О. работника.
Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Компания «ЛегПромСофт» разработала сетевой программный комплекс «РАДОСТЬ КАДРОВИКА», предназначенный для управления кадровой деятельностью средних и больших предприятий.
Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас.
Заметим, что по последнему из перечисленных вопросов уже неоднократно издавались соответствующие постановления и распоряжения Правительства РФ. Правда, речь в них не шла непосредственно о кадровой документации, но по аналогии с названными Правительством РФ документами можно говорить о переводе в электронную форму и некоторых кадровых документов, о чем еще будет сказано ниже.
Как отмечают разработчики, в системе реализовано жесткое разграничение прав доступа, гарантируется конфиденциальность персональных данных и она пригодна к использованию в организациях любого масштаба, что, безусловно, является ее достоинством.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:
- титульным листом;
- разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.
В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью между работодателем и дистанционным сотрудником*.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Еще одним объяснением редкого использования ЭД в кадровом документообороте является неопределенное отношение к таким документам в судах и проблемы с представлением электронных документов в суд. При этом необходимо отметить, что вкупе с другими доказательствами даже электронная переписка работника с работодателем служит доказательством трудовых отношений.
Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?
Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений. Однако существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД.
Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.
Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.
При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики — например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.
Казалось бы, а что же здесь можно пересмотреть и изменить, если все основывается на нормах ТК РФ и подзаконных актов и если многие кадровые документы прямо называются в этих нормах? Что ж, очевидно, назревает объективная необходимость пересмотра некоторых правовых норм, отказа от ряда привычных, но уже не актуальных представлений о документировании работы с персоналом.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).
Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.
Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям. Так, можно выделить документы, создаваемые и рассматриваемые кадровой службой при работе с претендентами на должность (в т. ч. предъявляемые ими личные документы), и документы, необходимые для правового регулирования трудовых отношений с работниками.
Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.
Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.
Основные требования, предъявляемые к кадровым документам
Основная мысль: что признается надлежащим ознакомлением работника (в том числе позиции суда) под роспись с приказом и иным любым локальным актом работодателя?
Можно, но только в отношении дистанционных работников (кроме трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним).
Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о
- трудоустройстве,
- сокращении,
- отпуске,
- материальном поощрении,
- дисциплинарном взыскании,
- дежурствах,
- переводе на другую должность и т.д.
В дальнейшем, при предъявлении такого документа представителям органов государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, а тем более в случае разрешения возникающих хозяйственных и трудовых споров в судебном порядке, абсолютно несостоятельно будет звучать аргумент: «А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать».
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.