Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать конверт для уакциона в делопроизводство». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы?
В проектах законодательных, нормативных и правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Календарь бухгалтера Проверка контрагента Трудовой кодекс Налоговый кодекс. Нормативно-правовые акты Приказы Приказ Росстата от Приказ Росстата от В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21 мая г. N «О структуре федеральных органов исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня г.
Содержание:
Общая схема прошивки документов
Во-вторых, конверт даже со всеми штампами – доказательство малоубедительное. Кто поручится, что в этом конверте пришло именно письмо № 1234, а не, например, поздравительная открытка? А если организации состоят в постоянной переписке друг с другом, то уследить за тем, какой конверт соответствует «своему» письму, и вовсе невозможно.
Как правило, руководители с пониманием относятся к таким сообщениям на представляемой к рассмотрению корреспонденции.
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы <1>.
При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.
Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.
Следите за тем, что бы после подшивки конверта в дело на нем остались читаемы штампы и адреса, ведь только ради них мы его и сохраняем.
Порядок организации документооборота в Уставном суде Санкт-Петербург а. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт-Петербург а, прохождение судебного дела. Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи. Протокол заседания Уставного суда Санкт-Петербург а, не являющегося судебным.
Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра.
Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.
Как сделать конверт для уакциона в делопроизводство
Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.
У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.
Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид: Закрытое акционерное общество «Восток» Санкт-Петербург 00.00.0000 Опись документов N п/п Дата документа Заголовок документа Номера листов Количество листов Примечание 1 2 3 Итого ______________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И. Как пронумеровать листы?
Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.
Основные принципы сшивания документов
А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа.
Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Нормы закона Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.
При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.
Как правильно нумеруются листы
Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.
Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.
Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров.
Чаще всего в документации встречается такая фраза: Участник подает Заявку в письменной форме, в запечатанном конверте. На конверте указывается: «ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ОТКРЫТОМ КОНКУРСЕ (№ ххх) (наименование открытого конкурса, на участие в котором подается данная заявка). НЕ ВСКРЫВАТЬ ДО « » часов « » 2013 года».
Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?
Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.) 2.
Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см.
Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.
Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
За последние несколько месяцев я периодически обсуждал процессы, связанные с непрямыми закупками в различных компаниях финансового, телеком и ритэйл секторов. Несколько раз, специалисты отделов закупок говорили о том, что они достигли потолка в своей деятельности.
В продаже легко найти компактные станки для сшивания, которые облегчат ваш тяжёлый ручной труд. Требуйте у начальства, пусть вам купят такой.
Инструкция по делопроизводству
При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.
Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.
Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:
- Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
- Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
- Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
- На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
- Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.
Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так. Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма.
Не день-два, а месяц или неделя-две;2) Если адрес отправителя есть только на конверте, а в тексте письма он отсутствует.Но бывают и такие начальники-перестраховщики, которые категорически настаивают на том, чтобы конверты хранились и в менее значимых случаях. Секретарю остается тогда только подчиниться и оформить хранение конвертов правильно.
Архивная обработка дел (прошивка документов)
Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.