Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот в рамках управления организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.
В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.
Содержание:
Правила обработки документации
Если настроить конкретного сотрудника, то в случае его увольнения документы, которые попали к нему, будут ожидать решения данного сотрудника, но для таких ситуаций в системе предусмотрена возможность условного или безусловного делегирования решений или замещение.
Эта опция позволяет настроить количество людей из Участников, которые должны осуществить этот Переход.
Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.
Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.
Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:
- Производственный документооборот;
- Управленческий документооборот;
- Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
- Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
- Бухгалтерский документооборот;
- Складской документооборот;
- Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
- Технический и/или технологический документооборот и др.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Документооборот в организации пример схема
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.
Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.
Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.
Одним из способов регламентации процессов документооборота является структурированное описание. В нем должны быть отражены последовательность движения документа и последовательность работы с ним. Необходимо указать изменения, вносимые в документ в результате этих действий, и субъекта, отвечающего за изменение документа.
Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов
Данная настройка позволяет настроить Переход таким образом, что решение по Переходу будет принято на основании приоритета участника. Иногда в процессах согласования документов у руководителя есть право согласовать документ, даже если другие участники приняли другое решение.
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации.
Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Основные постулаты касательно документооборота
Среди всего многообразия процессов документооборота существует их стандартный ограниченный набор, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов организация может использовать только часть процессов из их совокупности.
Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:
- минимальное количество инстанций на пути документации;
- наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
- сокращение времени на их выполнение;
- сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
- уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;
Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения.
Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:
- минимальное количество инстанций на пути документации;
- наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
- сокращение времени на их выполнение;
- сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
- уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;
Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом.
В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
Отсутствие документа может привести к катастрофе
Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов.
Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:
- возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
- полный учет производственной или какой-либо другой документации;
- оперативное составление отчетов предприятия;
- оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
- унифицированные шаблоны для создания документов;
- наблюдение и контроль над персоналом;
- распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
- сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
- возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.
Позволяет запоминать решения. Это необходимо, когда документ может ходить по кругу и мнения проголосовавших людей уже учитывать больше не надо.
Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.
Работа с конфиденциальными документами
Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.
Что такое документооборот в организации и для чего он нужен
Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире — использовать его возможности и избегать его опасностей [3].
Процедура организации документооборота в компании
Управление документооборотом организации Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.
Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
Современное управление государственным предприятием — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
В основном большая часть документов незначительно отличается параметрами и шаблонами друг от друга. Поэтому Процессы можно настроить один раз, а затем без ограничений использовать и доопределять в документах.
Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании.
Положения разрабатываются в строгом соответствии с установленными правилами и стандартами ведения делопроизводства и документооборота в Российской Федерации, при этом максимально учитываются индивидуальные особенности бизнеса, специфики управленческого процесса организации.
Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине.