Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец сопроводительного письма к документам по госту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.
Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Содержание:
Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?
Образец сопроводительного письма к документам каждая компания и предприниматель разрабатывает самостоятельно, но с учетом требований ГОСТа. Документ является частью делового документооборота и помогает отправителю и получателю лучше понять друг друга.
Ниже приводится текст сопроводительного письма, в котором указывается, что адресату направляются документы (на рассмотрение, на подписание и т.д.), отмечается, что именно с ними нужно сделать.
С уважением,Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89 К документам Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты: Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке. В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо. В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.
Приложения:
- Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
- Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.
Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму.
При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.
Сопроводительное письмо компании и предприниматели используют, чтобы пояснить получателю, зачем они направили документы. Этот документ является частью делового документооборота.
Сопроводительное письмо Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов; во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами.
Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:. Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
Образец сопроводительного письма к документам
Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.
Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Материалы по теме. Оформляем образец сопроводительного письма к договору. Пишем сопроводительное письмо к акту сверки. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её. Вам может быть интересно:.
Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.
Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Материалы по теме. Оформляем образец сопроводительного письма к договору. Пишем сопроводительное письмо к акту сверки. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её. Вам может быть интересно:.
Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.
Обратите внимание, что дата документа должна соответствовать дате подписания или дате события, о котором идет речь в бумаге.
Сначала отправьте заявление в межрегиональную инспекцию ФНС по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД). Если потребуется несколько экземпляров, отправьте вместе с заявлением сопроводительное письмо. В нем укажите количество экземпляров. Через 40 дней получите документ о резидентстве.
Здесь нужно обязательно указывать названия документов, которые отправляются, их дату, номер. Также нужно написать специальную пояснительную инструкцию для получателя (там поясняется, что он должен сделать с полученной документацией).
Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.
Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина. Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой.
На практике сопроводительное письмо используется в деловой корреспонденции довольно часто. Поэтому оптимальный вариант использования документа – это составление специального бланка компании, единого образца сопроводительной документации. Такой подход упросит систему хранения документов и ускорит внешний документооборот.
Пример 6 Приложение к письму имеет собственное приложение СвернутьПоказать Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение — только одной из них другие получают письмо лишь для ознакомленияоб этом тоже следует сказать Пример 7.
Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.
Шаблон сопроводительного письма
Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.
Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.
В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете.
Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы.
Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления.
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:
- Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
- В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
- Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
- Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.
Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.
Сопроводительное письмо пример по госту
Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении.
Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.
На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте.