Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация стеллажей в архиве образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
Длину полки выбирайте с учетом того, чтобы на ней поместилось в ряд максимально возможное число коробок.
Зная средний вес одной коробки вы без труда сможете определить, какую нагрузку должна выдерживать одна полка стеллажа.
Содержание:
Подготовка дел к архивному хранению
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
Не допускается размещение оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.
Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом). Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа. На верхнюю и нижнюю часть корешка блока приклеивается каптал, для визуальной красоты и законченности изделия.
Требования к оборудованию архивов
Для того, чтобы правильно рассчитать необходимое количество стеллажей для архива, нужно знать размеры и технические особенности помещения, а также понимать в каких папках или коробках будут храниться документы.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов
Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй – в архивохранилище.
Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.
Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок
После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине.
Персонал должен:
- при выявлении возгорания сообщить в пожарную часть;
- принять меры к локализации и первичному тушению огня;
- обеспечить эвакуацию людей;
- использовать имеющиеся средства для спасения документов.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.
В обязанности руководителя во время пожара входит также рациональное взаимодействие подразделений архива между собой и спасательной командой.
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.
Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ
Мы предполагаем, что вам понравилась эта презентация. Чтобы скачать ее, порекомендуйте, пожалуйста, эту презентацию своим друзьям в любой соц. сети. Кнопочки находятся чуть ниже. Спасибо.
При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.
Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Расстояние между полками устанавливают в зависимости от высоты папок или коробов, в котором хранится документация.
Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Согласно с правилами организации хранения, комплектования и учета документов в помещениях устраивают зоны для сотрудников, работы с документами, комнаты для акклиматизации бумаг. В хранилищах оборудуют второй выход. Нельзя отводить под архив помещения:
- не имеющие окон;
- с водопроводной системой;
- с магистральным газопроводом;
- с открытой электропроводкой.
При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала.
Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.
Размещение архивных документов обособленного хранения
Вентиляция архивов, нормы проектирования которой обязательны к соблюдению, выступает одной из ключевых систем при обустройстве. Ввиду нахождения в хранилище большого количества бумаг, документов, карт, чертежей, важно обеспечить нормальную циркуляцию воздуха для их сохранности и целостности.
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
Карточка пофондового топографического указателя (приложение № 4) составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры.
Карточка пофондового топографического указателя (приложение № 4) составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение № 5) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.).
Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.
Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.
В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.
Вентилировать воздух в любых помещениях требуется для создания комфортных условий для находящихся в них людей. Это обеспечивает их нормальную жизнедеятельность, ведь в архивах, библиотеках и подобных помещениях сотрудники и посетители работают с материалами иногда по нескольку часов. При плохом проветривании комнат их здоровью может быть нанесен вред.