Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление учетных документов в архиве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5).
Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.
Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Содержание:
Главный бухгалтер местной Администрации Муниципального Округа Лиговка-Ямская
Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок.
Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения менее 10 лет) может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и муниципальных архивов.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи.
Конспект по дисциплине «Архивоведение» на тему «Учет архивных документов»
В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.
Книга учета поступления документов — очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы.
Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.
Конечно, все очень близко к идеальному, но, на самом деле, все составляется проще, почти в свободной форме.
Вам также необходимо знать о требованиях такого документа как «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г. Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий.
Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов.
Архивирование документов в бухгалтерии
В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях — источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года.
Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.
Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель (приложение № 3).
Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, – фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, – в традиционных учетных документах.
Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель (приложение № 3).
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
ЦРУ опубликовало архивные документы о преступлениях Бандеры
Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
В любом случае, в результате получаются очень приблизительные цифры, которые не отражают реальную картину, из-за чего теряется весь смысл заведения подобного учета. Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования.
Таким образом, держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.
В ней также указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление прибывших документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи.
При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик — фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования.
Неизвестная ошибка. Пожалуйста свяжитесь с нами и опишите последовательность действий которые привели к данному сообщению.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.
Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.
Первичные документы налог на прибыль
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия.
При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.
Передаем документы кадровой службы в архив
И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней давности, о которых вы и думать забыли?
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления.
Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).