Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по составлению личной карточки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.
Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая — заполняются в процессе работы.
Содержание:
Правила заполнения и порядок внесения сведений
При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
Личная карточка — основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
Пункт 3. «Состав (профиль)» — записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 «Наименование профиля» третьей страницы военного билета.
Как заполнить шапку личной карты работника
Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.
Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.
Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.
При указании наименования образовательного учреждения его название указывается в соответствии с представленным документом об образовании. Если работник кадровой службы считает нужным, он может со слов работника в скобках указать современное название образовательного учреждения. Названия сокращать можно, если сокращение является общеупотребительным и понятным, например, МГУ.
Следующий момент, который нужно знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Это делается при приеме на работу в течение недели. Документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Если вам удобно дублировать сведения из него в электронном формате, вы можете это сделать.
Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.
Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности — все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т-2. Как правильно вносить сведения в этот документ?
Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.
Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.
Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.
Ее заполняют при приеме на работу, но поскольку это достаточно объемный документ, у кадровых специалистов часто возникают вопросы по его подготовке.
В литературе высказываются различные мнения по поводу различий между «основной» и «другой» профессией. В нормативных документах не указывается, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Следовательно, каждый специалист кадровой службы имеет право на собственное мнение по этому вопросу.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.
Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Для п. 6.1 код по ОКСО не указывается, поскольку классификатор не содержит данных по кодированию послевузовского образования. Коды специальностей послевузовского образования приведены в Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Минпромнауки России от 31 января 2001 г.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема — с зачеркиванием. Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент – знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении была допущена неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.
Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.
Сегодня расскажем, кто должен заполнять личную карточку, какие сведения подлежат внесению в нее, нужно ли кодировать информацию.
При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.
Документальное оформление неоплачиваемого отпуска Неоплачиваемый … основании приказа вносится запись в личную карточку работника (ф. Т-2) в разд …
Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. Запись в раздел IX «Социальные льготы» вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, например, содержащих сведения о доходах, имуществе, обязательствах имущественного характера, медицинской справки.
Отметим, что в соответствии с п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личная карточка подлежит хранению в течение 75 лет.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.
Специальный трудовой стаж определяется как продолжительность определенной работы (службы), выделяемой по условиям труда (тяжелым, вредным и т.п.), местности (Крайний Север и др.), в которой протекала работа, характеру профессии работника и по иным признакам. Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой.