Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к электронным документам гост». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Имхо, для развития электронного документооборота куда актуальней стандартизация форматов документов, а не формата обмена ими. Плюс развитие нормальной инфраструктуры для использования ЭЦП автоматически признаваемой аналогом собственноручной подписи.
Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.
Содержание:
ИУЛ.РФ — Сервис создания информационно-удостоверяющих листов
Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа.
Стеклянные варианты или выполняются полностью из одного материала, или имеют вставки. Выпускаются противопожарные однопольные двери металлические, деревянные, стеклянные. Аналогичные материалы применяются и при изготовлении двупольных дверей. Что касается двухпольных конструкций, распашные части могут быть одинаковыми или же разными по ширине.
Исполнение Контракта может обеспечиваться предоставлением банковской гарантии, выданной банком и соответствующей требованиям статьи 45 Федерального закона № 44-ФЗ, или внесением денежных средств на указанный Заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими Заказчику.
Международных стандартов на самом деле очень много и в каждой стране они свои, так как один и тот же стандарт не всегда может подойти и европейским, и азиатским компаниям.
Составной ДЭ имеет общую реквизитную часть, содержащую реквизиты документа в целом, и содержательную часть, связанную ссылками с содержательными частями других (ссылочных) СЧ.
Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом. При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 8 августа 1995 г.
Смысловая часть документа, предназначенная для группирования информации с определенной целью, для которой определены наименование и логическое описание.
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ.
Смысловая часть документа, предназначенная для группирования информации с определенной целью, для которой определены наименование и логическое описание.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа.
Сохранение жизни и здоровья – первоочередная задача всех и каждого. Угроза возникновения пожара имеет потенциальный характер: замыкание, молния, человеческий фактор… Необходимо создать максимально безопасные условия, которые сведут к минимуму последствия возможного бедствия. Одним из действенных способов защиты являются противопожарные двери: ГОСТ определяет требования к подобным конструкциям.
В соответствии с современными нормативными актами, направленными на создание и поддержание условий пожарной безопасности, в некоторых зданиях и сооружениях устанавливаются двери особого образца. Это касается помещений, где уровень возникновения пожаров довольно велик.
При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация.
Подача Заявок на участие в Аукционе осуществляется только лицами, зарегистрированными в единой информационной системе и аккредитованными на электронной площадке. Заявка направляется участником Аукциона оператору электронной площадки в форме двух электронных документов, содержащих части Заявки, предусмотренные частями 3 и 5 статьи 66 Федерального закона № 44-ФЗ.
Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом.
Противопожарные двери: ГОСТ о технических и эксплуатационных требованиях
В автоматизированной системе управления документами в выпущенную версию ДЭ изменения не вносят. При необходимости изменения содержательной и/или реквизитной части ДЭ выпускается его новая версия, которая заменяет изменяемую. Номер версии указывают в реквизитной части.
Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм.
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
Изделие, не изготовляемое на данном предприятии, а получаемое им в готовом виде, кроме получаемого в порядке кооперирования.
Основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России до сих пор являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой.
Международные стандарты применяются для разработки документации международного уровня. Как правило, они не бесплатные, так как разрабатываются не государственными организациями, но, в отличие от наших, разработаны совсем недавно. Тема международных стандартов очень широкая, поэтому она будет рассмотрена в другой статье.
Ну и зря, очень многие несиловые ведомства вполне себе работают. Паспортный стол, налоговая, пенсионный фонд, пожарники и так далее — там сидят обычные замученные тетки, бегающие чуть ли ни с дискетками и не понимающие как отправить дурацкий документ в соседнее здание.
В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов. За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед, и в 2014 году данный стандарт был пересмотрен.
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускается.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Нумерация и названия реквизитов
Теперь пара слов о том, к чему принятие ГОСТа приведет. Самое главное – это облегчение взаимодействия компаний и ведомств: доступными станут автоматическая регистрация и маршрутизация документов, направляемых в другие ведомства, автоматическая доставка оповещений о состоянии работы с отправленными ранее документами и так далее.
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.
Результат визуализации электронного документа должен быть оформлен согласно требованиям стандартов ЕСКД.
Стандартная маркировка противопожарных дверей по ГОСТу
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.