Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько личных дел должен вести кадровик». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
Согласно ст. 87 ТК РФ, порядок хранения и использования персональных данных не регламентирован законодательством, а относится к тем, что устанавливаются работодателем в локальных актах.
Содержание:
Как поступать с делами уволенных сотрудников
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации). Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч.
Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.
Не нужно подшивать в личное дело сведения о политических и религиозных убеждениях, дополнительные данные, которые Роскомнадзор может расценить как избыточные персональные данные.
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Соответствующие предписания содержатся в Методических рекомендациях Мосгорархива: «Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий». М.: Мосгорархив, 1993.
Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности.
Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым (ведомственным) нормативным актом. Например, Постановлением от 21 августа 2004 г. N 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС.
При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.
Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
Порядок ведения личных дел в 2018 году
Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.
Для каждого работника образовательного учреждения в обязательном порядке создается личная папка, в которую в течение всего периода работы в школе подшиваются документы, отражающие характер его профессиональной деятельности. Таким образом работодатель в систематизированном виде хранит сведения о работниках, надежно защищает персональные данные и может оперативно вносить правки и дополнения.
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).
Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.
Копии персональных данных желательно заверять согласно ГОСТ Р 6.30–2003, поскольку незаверенные бумаги не имеют юридической силы. Обращаться к нотариусу для этого не обязательно, достаточно сверить с оригиналами, поставить штамп «Верно», подпись ответственного работника и дату сверки.
Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при оформлении трудовых отношений для работы в соответствующей должности.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.
Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:
- какие документы входят в состав ЛД;
- кто формирует ЛД;
- где должны храниться папки с ЛД работников.
Иной вариант – прошивание в два прокола, сделанные дыроколом. Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.
Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.