Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С какими документами работает отдел кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.
На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
Содержание:
Как помирить бухгалтерию и отдел кадров
Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации.
Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:
- разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;
- занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;
- подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);
- подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;
- занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;
- ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
- ведет личные дела сотрудников;
- составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.
Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Это вполне законно и справедливо, если работник принимается на должность, которая предполагает определенные знания и умения. Например, при трудоустройстве врачей, учителей, водителей.
Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
Чтобы устроиться на работу, нужны документы. Без них официальное трудоустройство невозможно. О том, что именно надо представить, и какие из документов являются обязательными, а какие – нет, пойдет речь далее.
Начните с самого важного На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Трудно бросить то, что создавал и что приносило доход и удовлетворение. После 2015 года все постепенно стало идти…
Список обязательных (основных) документов для отдела кадров
Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).
К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.Форма большинства этих документов также унифицирована.Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.
Трудовая книжка работника. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Начнем с азов. Учим мат.часть. Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:
- протоколы о создании Общества;
- решения учредителей о создании ООО;
- документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
- правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
- бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
- протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
- положения о представительствах и филиалах ООО;
- заключения органов контроля;
- перечень аффилированных лиц;
- другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Не все, кто трудится в сферах, предполагающих наличие медицинской книжки, обязаны ее иметь. Например, больничному садовнику или охраннику детского сада разрешается работать, не имея санитарной книжки.
Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах.
Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).
Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп.
После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.
Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом.
Полный пакет: какие документы нужны для приема на работу
Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом.
Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника.
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст.
Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем.
Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.
Перечень необходимых кадровых документов
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С.
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1?
Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.