Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения кадровых документов таблица». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.
Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.
Содержание:
Как избавиться от старых документов
Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.
Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).
Длительное хранение личных дел руководителей связано с тем, что подобные свидетельства могут быть затребованы в ходе проверок организации государственными органами. Именно поэтому их уничтожение недопустимо.
Срок хранения документов в 2019 году: таблица
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие распоряжения по личному составу, когда они хранятся в личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.
Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь. Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.
В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.
Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Порядок хранения документов в организации установлен Законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ и другими законодательными нормами. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 с изменениями на 16.02.2016 г.
Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
Начинающий кадровик всегда может найти образцы, где на наглядном примере с помощью таблицы можно понять, какая документация сколько может храниться.
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.
Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.
Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.
Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет наш сервис.
Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.
Сроки хранения для бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2019 году разные. Первичку по бухучету хранят четыре года, но если ее используют для расчета налогов, то срок увеличивают до пяти. Скачайте таблицы со списками частых документов, а с помощью сервиса определите, какие бумаги можно выбросить.
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.
Перечень кадровых документов с указанием сроков хранения
Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов в организации по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.
Требования по хранению всех остальных документов, касающихся кадрового делопроизводства предприятия, представлены в Приложении к Приказу Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.
Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» дополнил новой статьей о сроках хранения документов по личному составу закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. В этой статье закона документы по личному составу (отражающие процесс трудовых отношений в организациях между работниками и работодателями) должны храниться 75 или 50 лет.
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.
На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Об этом и пойдет речь в нашей статье. Также рассмотрим, что собой представляет альбом для форм документации, используемой в ОК.
Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.
Сервис для определения сроков хранения первички
Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года, предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать сохранность кадровых архивных документов.
Соблюдать срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Обратите внимание: у кадровых бумаг также есть свои сроки. О них читайте в следующем разделе.
Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы. Пять лет применяют к бумагам, которые связаны с бухучетом. То есть это, к примеру, товарные накладные, акты или регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей.
Кадровая документация: сколько и как хранить?
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
- предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
- связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
Существует и такая классификация кадровой документации:
- обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
- факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).
Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании.
Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу. Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
С какой целью хранится кадровая документация
На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия.
Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога, если они старше четырех лет (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). В следующем разделе смотрите сроки для налогового учета. Если не соблюдать их, то в случае кадровой проверки можно столкнуться со штрафом до 50 000 рублей или приостановлением деятельности на срок до 93 месяцев за отсутствие обязательных документов.