Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должен знать офис менеджер». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.
Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.
Содержание:
Будь ласка, увімкніть JavaScript
Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.
Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!
Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам. Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.
В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.
Должностные бязанности офис менеджера: основные требования
Список возлагаемых обязанностей может быть весьма и весьма обширен и зависит всегда от требований конкретной организации.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами.
Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
Не согласен…. «Просиживания штанов» — я считаю — нигде уже нет!!! Деньги не платятся за просто-так, если человек ходит на работу — хоть какой-то круг обязаностей у него всё-же есть, — иначе не держат на работе!
Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.
В переводе с английского слово «office» означает:
Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.
Закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса.
На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.
Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
Любое офисное пространство, в котором есть руководитель и хотя бы несколько наемных сотрудников, подразумевает наличие некой организующей силы, которая обеспечивает бесперебойную работу офиса и его нормальное функционирование. Такой силой является наличие в штате офис-менеджера.
Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру.
Специалист должен хорошо разбираться в той работе, которую выполняют сотрудники компании. Если это юридическая компания, то офис-менеджер должен иметь базовые знания о юриспруденции и т. д.
Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий.
Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.
Немаловажной обязанностью является предупреждение и разрешение конфликтов в рабочем коллективе, которые естественно могут возникать. Помимо разрешения конфликтов офис-менеджер должен помогать своим сотрудникам в решении рабочих вопросов.
Резюме на должность офис-менеджера
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см.
Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж.
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.
В должностные обязанности секретаря входят: ведение расписания руководителя, его переписка, выполнение конкретных поручений. Секретарь ведает только делами своего непосредственного руководителя и не вмешивается в дела офиса.
2) нахождение у власти, на посту;
Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.
Но все ли отдают себе отчет, чем должен заниматься офис менеджер. Ведь это не только знание делопроизводства, как думают некоторые. Данная должность подразумевает определенные обязанности и знания. Во-первых, эта должность относится к руководящему составу, так как менеджер-это управленец.
Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:
- наличие высшего или среднего специального образования;
- знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
- опыт работы на похожей должности не менее года;
- владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
- важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
- знания законодательства об охране труда;
- знания основ экономики, организации управления и труда;
- знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
- навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.