Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения табеля рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.
Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12. 04. 2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).
Содержание:
Какой срок хранения табелей учёта рабочего времени?
Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.
Формально у компании есть основания придерживаться по таким документам старых сроков, а новыми руководствоваться только при хранении документов, датированных после 1 октября. Даже если трудинспекторы сочтут это нарушением, штраф всего 300–500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ) и он маловероятен.
В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.
Причем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете.
Кто должен вести табель учета рабочего времени
Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы.
При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства (п. 2. 10 Перечня № 578/5).
Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.
Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.
Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.
Как хранить табель учета рабочего времени
Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.
Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон.
Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.
При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них.
Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.
В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. 6.
Каков должен быть порядок хранения табеля?
Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:
- отчетный период
- ФИО, его должность
- табельный номер
- число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
- итого часов и дней, отработанных за отчетный период
- корреспондирующий счет для оплаты труда
- количество и причины неявок на работу
- количество выходных и праздничных дней
Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров). 4.
При этом данный вопрос имеет свои особенности правового регулирования в вопросах места хранения и сроков сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени по требованию надзорных органов или самого сотрудника.
Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:
- Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
- Как и где необходимо организовать место хранения.
- Как подлежит хранению электронный вариант табеля.
В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет. Укргосархив в пределах компетенции рассмотрел обращение о сроке хранения табеля учета использования рабочего времени и сообщает следующее.
Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.
Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.
Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.
В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.
Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:
- «шапка» документа;
- дата составления;
- информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
- ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
- число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
- лицо, ответственное за заполнение.
К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.
Кем утвержден Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12.
Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.
Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.
Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.
Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хранить?
Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.
Кроме того, основываясь исключительно на данных электронной системы, без документарного подтверждения табелями работодатель не сможет применять к сотруднику какие-либо санкции за нарушение режима рабочего времени.
Читайте по теме в электронном журнале Правила движения табеля внутри компании Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.
Табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы.