Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт сдачи документов в архив образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таких примеров можно привести достаточно много:Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела.
Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.
Содержание:
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
Пришла работать в организацию, где с 2008 г. не велись работы по формированию архива, не заполнялись личные карточки, не подшивались дела. Создала номенклатуру дел. Как теперь быть?! Что делать дальше? Бухгалтерия подготовила документы, некоторые из них подлежат уничтожению, какие-то они должны передать мне на хранение.
Самые актуальные статьи из практического журнала «» Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией. По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.
Передаем дела в архив по всем правилам
Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива. Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании . При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.
Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.
При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.
Рекомендую также написать «Правила передачи документов в архив» и закрепить их на уровне локального нормативного акта, т.е. обязательного для всех документа. Иначе вас просто завалят макулатурой.
Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах акта указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки об этом вносится запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Крайними датами дел считаются дата регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Дела долгого срока хранения должны быть и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.
Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:
- при передаче документации от одного сотрудника другому;
- при смене руководящих лиц в организации;
- при перемещении важных документов внутри предприятия;
- при сдаче бумаг на хранение в архив компании.
Для надлежащего оформления и учета требований к подготовке сдаваемых документов необходимо:
- проверить экспертизу документов;
- выполнить научно-техническую обработку дел;
- выполнить нумерацию и прошивку;
- оформить обложки дел;
- сформировать опись всех дел;
- написать историческую справку на организацию;
- написать предисловие к сдаваемой описи.
Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела.
Для надлежащего оформления и учета требований к подготовке сдаваемых документов необходимо:
- проверить экспертизу документов;
- выполнить научно-техническую обработку дел;
- выполнить нумерацию и прошивку;
- оформить обложки дел;
- сформировать опись всех дел;
- написать историческую справку на организацию;
- написать предисловие к сдаваемой описи.
Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела.
Акт передачи в Московскую городскую избирательную комиссию сведений об избирателях, участниках референдума, зарегистрированных на территории г.
По поводу названия — да, надо заменить положение. А все сопровождающие ваши действия документы есть в Основных правилах работы архивов организаций: и описи, и заверительные надписи, и все остальное.
В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Акт сдачи в архив документов образец
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с . Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно?
Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.
Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.
Акт передачи документов в архив образец
При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.
При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.
В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.
На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем.
Как составить акт приема-передачи документов
Все документы до момента ликвидации организации хранятся в организации, которая отвечает за их сохранность. Но когда организация закрывается и хранить документы у себя уже не может, они передаются в Государственный архив.
В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
Наличие всех положенных реквизитов, а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу. Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета.
Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.
Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.
Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).
Если письмо поступает с конвертом, то конверт удаляется. Исключение — если адрес отправителя написан только на конверте и не содержится в письме. При формировании тома эти конверты либо убирают и хранят отдельно столько же, сколько и письмо, либо оставляют в томе, но без скрепок.
Где найти утвержденную форму описи для передачи документов в архив? Что содержится в сдаточной описи? Как оформить сдаточную опись? Как зарегистрировать сдаточную опись? Пример заполненной формы описи для передачи документов в архив. Пример упрощенной описи для передачи дел в архив.
Образец акт приема передачи личных дел сотрудников
Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучение Акт приема-передачи документов — документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера.
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.
При этом первой помещается подпись председателя, а ниже расписываются члены комиссии (в алфавитном порядке по фамилиям, но без указания должностей).