Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение внутренней описи документов личного дела при увольненииобразец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Опись можно назвать достаточно информативной бумагой. В ней присутствуют данные о всех документах, предоставленным сотрудником руководству с начала его трудоустройства.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.
Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров.
Содержание:
Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Здесь должно быть решение организации. Если Вы категорически не хотите вести личные дела, попросите, чтобы государственный архив предоставил Вам основание (документ), в соответствии с которым организация должна вести личные дела работников.
Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10). В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.
Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.
В компаниях с маленькой численностью трудящихся данным действием может заниматься секретарь или сам руководитель организации.
Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.
Внутренняя опись документов личного дела
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, иногда вместо личноголистка по учету кадров используетсяанкета, которая содержит в основном теже графы, что и личный листок, нозаполняется соискателем до приема наработу и включается в личное дело, толькоесли данный соискатель становитсясотрудником организации. В личное деломогут включаться и анкета, и личныйлисток. Из этого можно прийти к выводу о том, что документация носит не обязательный, а рекомендованный характер. При этом важно обратить внимание на один нюанс.
Работники кадровой службы, ответственныеза ведение личных дел, обязаны постоянноследить за их состоянием и своевременновносить изменения в учетные сведения.Обратите внимание: при этом не требуетсявносить какие-либо изменения илидополнения в личный листок по учетукадров или анкету, тем более не нужнотребовать от работника заново заполнятьэти документы.
Правила формирования личного дела на сотрудника
Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы.
Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, – непродуктивно.
Опись позволяет вести четкий учет попадающих в дело бумаг, именно поэтому характеризуется такой важностью.
Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, – непродуктивно.
Потеря или порча документов из личного дела сотрудника возлагается на лицо, отвечающее за их сохранность.
Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.
Бланк описи личного дела работника
Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.
Подскажите, пож-ста, по описи. Правильно ли я понимаю, что опись дела (например, опись приказов по личному составу) будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов…?
В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.
Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).
Уважаемая Мария Власова! Огромное спасибо за исчерпывающий ответ, а то сидим, старые динозавры, читаем приказ…
Формирование личного дела работника
Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.
Помимо перечисленных, в личное деломогут входить и некоторыедругие документы(например, документы о прохожденииработником конкурса на замещениевакантной должности, копии документово награждении сотрудника (присвоенииему почетных званий, награждении грамотойи т. д.) и т. п.).
Дополнение к личному листку по учетукадров работник кадровой службы заполняетпосле того, как поступили документы,отражающие первое изменение признаковличного листка по учету кадров.
Опись документов в личном деле работника
Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:
- оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
- защита персональных данных от распространения;
- оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.
Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.
Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».
Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.
Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника.
Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.
Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован.
В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.
Образец оформления титульного листа
Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.
Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.
Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.
Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.
В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.
Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации.