Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота в бухгалтерии рб». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Каждый первичный документ от момента его создания (поступления от других предприятий, учреждений, организаций) до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Такое движение документов в учреждениях называется документооборотом.
При этом еще раз обращаем внимание, что организация может такие регистры разработать самостоятельно или взять за основу предлагаемые МНС РФ.
Содержание:
Как подготовиться к составлению графика документооборота?
Рациональный документооборот на предприятии в значительной мере обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком.
Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г.
Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм.
В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.
В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении.
Согласно пункту 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС.
Пропущенные сроки по оформлению документов о заработной плате, ведёт к ответственности перед работниками, пропуск срока предоставления налоговой отчётности – к ответственности перед государством, не вовремя оплаченные договоры – к проблемам с контрагентами.
Отпуск без сохранения заработной платы, если иное не установлено коллективным договором, соглашением, может предоставляться по договоренности между работником и нанимателем по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, помимо тех, которые предусмотрены частью первой статьи 189 ТК.
При этом нарушение сроков подачи соответствующей отчетности в связи с низким уровнем организации процесса оформления и обработки первичных учетных документов может стать основанием для наложения контролирующими органами штрафных санкций за нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета в учреждении.
Понятно, что организация не может нормально функционировать, если отсутствует ее руководитель (директор, генеральный директор и т.п.) (далее — руководитель) и при этом его функции ни кем не исполняются. Следовательно, необходимо правильно документально оформить этот аспект.
Особенности графика документооборота
В организации документооборота выделяется пять основных этапов:
- Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
- Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;
Общими этапами движения для всех документов учета являются:
- создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
- перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
- проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
- трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
- архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.
Таким образом, законодательством четко определена необходимость наличия в учреждении утвержденного графика документооборота.
Общими этапами движения для всех документов учета являются:
- создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
- перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
- проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
- трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
- архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.
Таким образом, законодательством четко определена необходимость наличия в учреждении утвержденного графика документооборота.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
Важно: график может быть утверждён как приложение к общей учётной политике или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику. Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).
Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов. Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав.
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы).
Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.
График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 3
К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.
Должна ли быть на заводе изготовителе создана комиссия по работе с рекламациями? Ее состав? основные задачи?
Отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя, инициируются нанимателем. В этом случае работник должен дать письменное согласие на такой отпуск. В противном случае наниматель могут расцениваться как простой.
Если у руководителя имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
Порядок составления графика документооборота
Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников. Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях.
Представленный образец документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию. При этом в нем отсутствует как схема движения документов в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии.
Поэтому в этой статье рассмотрим, как правильно составить график документооборота и организовать надлежащий контроль за его соблюдением.
Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения.
Примерная структура графика есть в положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру. Образец графика документооборота в бухгалтерии смотрите ниже.
Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.
Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку.
Как утвердить график документооборота
Недавно зарегистрировали компанию в Петербурге. Сейчас нанимаем сотрудников. Большинство работников будут трудиться пятидневную рабочую неделю с 9 утра до 6 вечера.
В прошлом году приняли на работу сотрудника. График — пятидневка, неполный рабочий день. Сейчас работник попросил установить еще неполную рабочую неделю. Руководитель согласен.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя магнитном объекте в доступном для визуального обозрения виде и в форме, понятной для восприятия человеком.
Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
- документы по его компетенции;
- сроки;
- отделы и службы, через которые должен пройти документ.
При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.