Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проект примерной инструкции по делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.
Основным методом сбора данных является изучение нормативно-правовых методических документов. Эти данные могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования и прочих исследований внутри организации.
Содержание:
IV . ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации несут их руководители.
Основная цель Примерной инструкции — совершенствование документационного обеспечения управления и повышение его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и упорядочения документооборота в организациях. Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами соответствующей отрасли.
Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.
При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных задач на аппарат управления.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.
Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции.
Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.
Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
Разработка инструкции по делопроизводству
Пожалуйста, отключите его на нашем сайте, нажав \»приостановить его на этом сайте\». У нас только Яндекс реклама…
Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.
Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).
Важно то, что индивидуальные инструкции не должны противоречить Примерной инструкции по делопроизводству в государственных учреждениях.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
Примерная инструкция по делопроизводству в редакциях районных газет, издательских домах (далее — Примерная инструкция) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам и муниципальным архивам с целью методического обеспечения работы по постановке и ведению делопроизводства в соответствии с действующими нормативными требованиями в области делопроизводства.
Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 сентября 2017 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет». Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Сегодня рассмотрим тему: «принята новая инструкция по делопроизводству в госорганизациях» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.
Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.
VI . ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.
Консультанты: заместитель Управляющего делами Минобразования России Н.А. Волков, начальник отдела Росархива В.А. Танонин, заместитель директора ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) В.Д.
Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит каждый документ в ходе обработки. При этом следует особое внимание обратить на дублирование операций, излишние маршруты.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники.
Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.
Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации.
При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов.
V . ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
На странице представлен образец бланка документа «Инструкция по ведению делопроизводства» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.
Протокол оформляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений) и др.
В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Россархива.
Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью управления делами.