Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязаны ли бюджетные организации формировать график документооборота». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.
Работники организации — начальники цехов, мастера, табельщики, работники финансовых служб, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие — формируют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Правилами внутреннего распорядка определяются также вопросы организации рабочего времени и времени отдыха работников.
Содержание:
График документооборота утверждается
Учетная политика для целей налогообложения применяется с 1 января года, следующего за годом утверждения ее соответствующим приказом или распоряжением руководителя учреждения, приказ должен быть датирован годом, предшествующим году, на который распространяется ее действие.
График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии — по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Оформить документ следует в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — по ее окончании.
Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год (п. 4 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).
Глава: Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________.
Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что первичными документами для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.
Однако предусмотреть заранее все операции в графике документооборота невозможно. В таком случае применяется пункт 12 Положения, который гласит: требования главного бухгалтера по представлению в бухгалтерскую службу документов обязательны для всех работников организации.
Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом. Образец такого приказа мы привели ниже.
График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными. Специалисты сайта Zaochnik осуществляют работу по сбору, обработке и структурированию информации по предложенной Клиентом теме.
Она должна содержать следующие данные:
- список документов его компетенции;
- сроки их сдачи;
- отделы организации, куда будут отправляться данные.
Как обеспечить своевременную передачу в бухгалтерию первичных документов? — Вопрос не праздный. Своевременность является одним из факторов, способных ограничить уместность и надежность информации (п. 6.5.1 Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобр. Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997).
Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.
Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу. Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным. Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике.
А вставить ее в отчет за следующий квартал – не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.
Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу. Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным. Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике.
Недавно зарегистрировали компанию в Петербурге. Сейчас нанимаем сотрудников. Большинство работников будут трудиться пятидневную рабочую неделю с 9 утра до 6 вечера.
Проверка деятельности централизованной бухгалтерии.
В Положении о документах и документообороте даны достаточно общие рекомендации по разработке документооборота, мы же рассмотрим отраслевые нюансы движения документов в учреждении здравоохранения. Начнем с перечня документов по учету отраслевых операций, связанных с оказанием медицинских услуг.
В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), по ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), по учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и документы по учету работы автотранспорта (путевые листы на различные транспортные средства). На последней подгруппе документов остановимся подробнее.
Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.
Рекомендации по составлению порядка документооборота даны в Положении о документах и документообороте <*>. Этот документ разработан задолго до реформирования бухгалтерского учета, поэтому он применяется в части, не противоречащей действующему законодательству (ст. 423 ТК РФ).
Внутренний контроль — это процесс управления деятельностью учреждения, ориентированный на обеспечение ее эффективности. Контроль состоит из трех направлений: наблюдение за работой учреждения, выявление допущенных отклонений и нарушений, принятие мер по предупреждению и устранению нарушений. Выделяют виды контроля: предварительный, текущий и последующий.
Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.
Не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.
Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).
Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.
Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.
Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.
Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.
Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.
График документооборота в бухгалтерии
На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.
Если в вашей компании со сроками представления «первички» неблагополучно, рекомендуем в бухгалтерии завести журнал регистрации поступающих документов наподобие того, в котором регистрируют входящую корреспонденцию. В журнале фиксируют сведения о сотруднике, представившем документ, а также сроках представления – фактическом и предусмотренном графиком документооборота.
Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.
Движение документов в бухгалтерском учете
Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.
В соответствии с пунктом 12 статьи 167 Налогового кодекса принятая бюджетным учреждением учетная политика для целей налогообложения утверждается приказом или распоряжениями руководителя учреждения. Данную учетную политику можно утвердить отдельным приказом или объединить с учетной политикой для целей бюджетного учета.
Пунктом 3 статьи 6 Закона № 129-ФЗ определены положения, которые должны быть утверждены приказом руководителя в составе учетной политики учреждения:
- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации;
- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Определяют графики сменности или индивидуальные графики работы для работников, имеющих сменный график и суммированный учет рабочего времени.