Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить номенклатуру дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».
Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Содержание:
Порядок разработки и оформления номенклатуры дел
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например — канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.
Как заполнить форму номенклатуры дел организации
Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.
Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.
К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Сводную номенклатуру дел составляет служба ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений (п. 153 Инструкции по делопроизводству, п. 27 Правил работы архивов).
Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.
По своему характеру, номенклатура дел — это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел, включающий всю важную информацию о них.
Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).
По своему характеру, номенклатура дел — это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел, включающий всю важную информацию о них.
Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.
Приложение N 25. Номенклатура дел организации
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
О том, как сформировать дела, сколько их надо хранить, как составить номенклатуру дел, читайте в предложенном материале.
Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров
Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.
Составление номенклатуры дел – довольно трудоемкий процесс, поэтому ошибки возможны на разных этапах ее разработки (начиная с подготовительного этапа и заканчивая этапом подписания, согласования и утверждения), а также непосредственно при оформлении номенклатуры.
Сводная номенклатура дел составляется на текущий год при создании новой организации, а также при реорганизации (в форме слияния или разделения), значительном изменении структуры и функций деятельности организации и утверждается в любое время года.
Структура номенклатуры и порядок заполнения
На сроки подготовки номенклатуры дел также влияет необходимость, как уже указывалось выше, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел, что проводится на завершающем этапе ее составления, на котором, конечно, нежелательно возникновение осложнений.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию или секретаря.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.
В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме.
2. Оформление номенклатуры дел
По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности. Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.
То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.
Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.
Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.
Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.
В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Она содержит данные о сроках сохранения документации. Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.